IMPORTANCIA DE ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS, EN UNA ENTIDAD PRIVADA.
Los Instrumentos Archivísticos son herramientas, que aportan al desarrollo de la Gestión Documental en las organizaciones de manera contundente, además son de obligatorio cumplimiento para las Entidades públicas y Privadas con funciones Públicas, de acuerdo al Decreto 1080 de 2015; sin embargo, el complejo trámite para su convalidación, desaniman en el proceso a muchas entidades públicas; respecto a las entidades privadas, que no tienen obligación de hacerlo, prefieren no intentarlo, para evitar trámites administrativos poco eficientes, que la mayoría de veces acarrean costos y no se tiene clara cuál puede ser la verdadera utilidad en una empresa; no obstante, si se analiza desde el punto de vista estratégico, es un deber de todas las entidades privadas, recurrir a estas herramientas.
Analizando que se entiende por Instrumentos Archivísticos, se tiene la percepción, que el único existente y de obligatorio cumplimiento, son, las Tablas de Retención Documental – TRD; Sin Embargo, Existen Las Tablas de Valoración Documental – TVD, las Tablas de Control De Acceso – TCA, el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, los Inventarios Documentales – ID y otros instrumentos que bien construidos y aplicados, pueden ser de gran soporte estratégico, no solo para las entidades públicas, sino también para las privadas. Es importante definir un diseño innovador para aplicar los Instrumentos Archivísticos eficientemente en las empresas privadas, aprovechando que, al no ser una obligación, es posible flexibilizar los procesos y ser más exitosos, aportando experiencias positivas.
Un Instrumento Archivístico, con mucha cabida en el mercado empresarial, es el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, software de gestión documental, que permite gestionar los documentos electrónicos de archivo de manera integral. Es importante dejar claro que estos sistemas deben tener un desarrollo acorde a la estructura documental de cada empresa, y muchas de los reprocesos en su instalación, puesta en marcha y actualizaciones, se relacionan por no tener implementados otros Instrumentos Archivísticos de base como las TRD, que proveen una Estructura Orgánica clara, codificación ordenada y valoración documental, apoyada en legislación, permitiendo tomar decisiones frente a documentos físicos y electrónicos.
En la TRD, se indica de primera mano, los datos fundamentales de la información, insumo infaltable para la planeación y el diseño de un SGDEA.
Los Instrumentos archivísticos, deben actualizarse constantemente, para estar en estado funcional, además es indispensable la articulación entre ellos; por lo tanto, es recomendable que, al implementar la Gestión Documental en una Organización, la planeación sea adecuada, permitiendo lograr un desarrollo relacionado y eficiente, sin olvidar que todas estas herramientas que permiten que la gestión documental se aplique en óptimas condiciones, se soportan entre sí.
Juan Esteban Congote Ramírez.
Profesional es Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística.
